Mailbox beheren door je secretaresse?

Ik help directeuren en managers om de samenwerking met hun secretaresse te optimaliseren. Het onderwerp 'mailbox' is daarbij een veel voorkomend onderwerp van gesprek. 

De ene directeur of manager kan niet wachten om 'van het beheer van de mailbox af te zijn' terwijl de ander heel terughoudend is en de inbox liever niet deelt. Wat zit daar achter en op welke manier kun je je secretaresse optimaal inzetten op het gebied van mailboxbeheer. Daar gaat deze blog over. 

Maak het zichtbaar
Wanneer je optimaal van de kwaliteiten van je secretaresse gebruik wilt maken, kun je mijns inziens niet anders kiezen dan voor een inbox die je secretaresse beheert. Laat haar orde in de chaos creëren en behouden. Stel in dat je secretaresse namens jou kan antwoorden. De ontvanger ziet bovenaan bij de afzender dat de secretaresse dit namens jou doet. Maak en houd dat ook vooral zichtbaar. 

Iets anders dan 'niet meer naar omkijken'
Je mailbox laten beheren is iets anders dan 'niet meer naar omkijken'. Het is jouw inbox, maar hoe fijn wanneer daar alle losse flodders al uitgehaald zijn. Vergaderverzoeken zijn afgehandeld. Een relevante ouf of office staat al bovenaan in je agenda en het berichtje van die relatie waarvan de vlucht vertraagd is, is al verwerkt in de aangepaste starttijd van de meeting. Omdat die meeting nu wat later eindigt, heeft je secretaresse ook gelijk voor een broodje gezorgd. 

Nog wat huiverig?
Voel je nog wat huivering bij het delen van je mailbox met je secretaresse? Ga bij jezelf na waar die vandaan komt. Heb je zelf moeite met delegeren? Of zit er een zorg onder. Een zorg dat je secretaresse dingen over het hoofd ziet. Of net op een andere manier antwoordt dan jij zou willen. Dat kan zeker gebeuren. Praat er over met elkaar. Ik weet zeker dat er een hele mooie oplossing uit gaat komen.