Hoe organiseer je een ALV?

Je voelt de stress al enigszins toenemen. Niveau ‘klamme handjes’ zeg maar. Daar komt die vraag waar je stiekem al weken tegenop zag: “organiseer jij dan even die ALV?”.

Een ALV is een Algemene ledenvergadering. En afhankelijk van de statuten van een vereniging vindt die minimaal 1x per jaar plaats. Soms ook bijvoorbeeld elk kwartaal. Ligt er maar net aan wat er is afgesproken.

Eerlijk gezegd vind ik ALV’s altijd wel leuk eigenlijk:-).

5 tips
Hieronder 5 tips voor het organiseren van de perfecte ALV:

1. Location, location, location. De juiste plek is heel belangrijk. Denk aan bereikbaarheid, reistijd, groepsgrootte versus zaal en cateringmogelijkheden indien gewenst.
2. In de statuten staat hoe lang van te voren de uitnodiging en de vergaderstukken verzonden moeten worden. Dat is belangrijk, dus houd daar goed rekening mee. Als je het niet precies weet, lees er dan de statuten op na.
3. Bereid de concept agenda voor. Ik neem meestal de agenda van de vorige ALV als uitgangspunt en pas die aan met de nieuwe datum en de locatie. Daarna loop ik de agendapunten na en vul aan met actuele bepreekpunten.
4. Lees de notulen van de vorige ALV na. Deze zijn eerder al gedeeld met de leden en gaan nu ter vaststelling mee met de vergaderstukken. Controleer of de actiepunten correct zijn afgehandeld en wanneer dat niet zo is, wat de reden daarvan is.
5. Tot slot: enjoy! Maak er een prettige meeting van. Heet leden bij aankomst enthousiast welkom. Maak een praatje. Introduceer nieuwe leden en koppel ze aan iemand. Zorg voor een attentie als er wat te vieren valt en sluit af met een borrel. Je zult zien dat juist tijdens de informele momenten mooie verbindingen ontstaan.

Ik kan nog wel even doorgaan met tips over:

• het voorbereiden van je notulen van de ALV (ja, je leest het goed: notulen vooraf klaarzetten)
• het maken van vergaderschema’s zodat je precies weet wanneer een meeting gaat plaatsvinden
• en dus ook wanneer je moet gaan beginnen met je voorbereidingen en het verzenden van de convocatie etc., maar volgens mij kun je met deze tips al lekker aan de slag.

Ik weet zeker dat je volgende ALV op rolletjes loopt. En pas op: misschien ga je het zelfs wel leuk vinden ;-).