Zeg nee tegen vergaderverzoeken
20 februari 2022 
in Agenda

Zeg nee tegen vergaderverzoeken

We hebben er allemaal mee te maken: overvolle agenda's en nauwelijks tijd om gewoon even achter je bureau te werken aan dat document of om je voor te bereiden voor een meeting. 


Hoe zou je het willen?

Het antwoord op de vraag hoe je het liever zou willen in plaats van hele dagen van afspraak naar afspraak rennen, is nog niet zo eenvoudig. Denken we wel eens na over onze ideale werkweek? Hoe zouden wij willen dat die er uit ziet, in plaats van geleefd te worden door onze agenda die door anderen wordt gevuld met afspraken?

(Via cc kun je de ondertiteling aan en uitzetten.)

Respect voor eigen tijd en energie

En je voelt hem al aankomen: dit vraagt wat van jou. Eigenaarschap. Een actieve houding en minder passief volgend. Kritisch kijken naar vergaderverzoeken uit respect voor je eigen tijd en energie.


Do's

Vragen die passen bij een actieve houden en respect voor je tijd zijn:

  1. wat is voor jou het nut en de noodzaak van de meeting?
  2. met welk resultaat wil je na afloop de meeting verlaten?
  3. is het tijdstip voor jou acceptabel?
  4. is de duur van de meeting voor jou acceptabel?


Tips

Help je zelf de juiste keuzes te maken.

  1. neem deel aan de vergadering omdat het van directe toegevoegde waarde is vanuit jouw functie. Niet omdat die collega het altijd gezellig vindt (of kennis te kort komt!) wanneer jij er bent.
  2. maak een zorgvuldige afweging over je wijze van deelname: live of digitaal.
  3. een leeg blok in je agenda is geen reden om een vergadering te accepteren. Dat blok was nu net bedoeld om achter je bureau je taken weg te werken,
  4. je hoeft geen verantwoording af te leggen wanneer je een vergaderverzoek afwijst. Een korte toelichting bij voorkeur op inhoud is voldoende. Dus niet: ik heb geen tijd (terwijl iedereen in gedeelde agenda's kan zien dat er niks staat). Wel: Agendapunt 5 is voor mij van toegevoegde waarde. Ik sluit dan graag digitaal aan. De overige punten zijn onder de aandacht bij mijn collega. 


Samen aan de slag met jouw agendabeheer?

Wil je graag meer weten over agendabeheer? Hoe weet je of je iets wel of niet wilt inplannen, waar moet je rekening mee houden en hoe ziet een ideale week er eigenlijk uit. We maken je prioriteiten inzichtelijk, gaan op basis van jouw prioriteiten een template maken voor jouw ideale week en maken jouw agenda (of die van je leidinggevende) super overzichtelijk.


Kijk hier voor meer informatie.
Bekijk de video.

Over de schrijver
Yvette is eigenaar van Secretariaat Online en Vergaderen in Lansingerland in Bergschenhoek. Zij heeft 23+ jaar ervaring als Executive Assistant en ondersteunt met haar team verenigingen en stichtingen op het gebied van mailbox- en documentbeheer, ledenadministratie, financiële administratie, website beheer en social media. Door haar jarenlange ervaring wordt ze regelmatig door managers en secretaresses gevraagd om tips en best practices op het gebied van productiviteit. Hiervoor biedt zij ook trainingen aan.
Reactie plaatsen