U bent hier:

Mailboxbeheer binnen jouw vereniging

16/06/2020

Gemiddeld gezien komt er nogal wat mail binnen bij een vereniging of stichting. In gesprek met een voorzitter van een beroepsvereniging gaf zij aan dat ze gemiddeld toch al vlug 30 mails per week ontvangt die beantwoord moeten worden.

Een flinke klus, want je wilt dan toch wel een op een korte termijn reageren, de toonzetting moet precies goed zijn (ook wanneer je al een drukke dag achter de rug hebt) en ook wel prettig wanneer het inhoudelijk klopt wat je terugmailt. 

Ze gaf aan dat in die 30 mails een flink percentage mails zit die ook door anderen (lees: een secretariaat) afgehandeld kunnen worden. Vragen als: wanneer is de volgende Algemene ledenvergadering, ik weet het wachtwoord niet meer van het ledengedeelte op de website etc.

Heb je wel eens overwogen om het secretariaat van jullie vereniging of stichting uit te besteden? Het gaat daarbij vaak om langdurige samenwerkingen waarbij het secretariaat als 'intern' wordt ervaren. Gewoonweg omdat hij of zij weet wat er speelt binnen de vereniging, mails en telefoontjes kan beantwoorden en vergaderingen kan voorbereiden. 

Ga eens na binnen jouw vereniging of stichting hoe dat nu geregeld is en of bestuursleden ontlast kunnen worden bij randvoorwaardelijke taken als mail, telefonie, agendabeheer en notuleren. De vereniging groeit met hun daadkracht en expertise.