Als groot fan van productiviteit, plannen en persoonlijk leiderschap plopt regelmatig een terugkerende vraag op.
(korte video-introductie op deze blog)
We hebben volle dagen. Deadlines. Een overvolle mailbox. I get it. Maar het blijft een vervelend gevoel om aan het eind van een drukke dag terug te kijken en eigenlijk niet goed te weten waar de dag is gebleven. De grip op onze dag lijkt soms volledig verdwenen.
Maak in drie stappen inzichtelijk waar jij je tijd aan besteedt en krijg weer grip op je dag.
Stap 1 - Verdeel je werk in aandachtsgebieden
Vaak kijken we aan het eind van de dag terug en vraag je je af waar de tijd is gebleven. De dag is voorbij gevlogen, maar wat hebben we nu eigenlijk gedaan? Verdeel voor deze oefening je taken in 5 aandachtsgebieden. Denk aan overleg (maakt niet uit of het een stand up is, een bilat, een teamoverleg etc.), mailbox, (vergaderstukken) lezen, meetings voorbereiden etc. Blijf niet hangen op details of op die paar taken die eigenlijk niet goed passen. Maak een keuze voor 5 aandachtsgebieden. Zie Tip 1 voor de 'aandachtsgebieden cheat sheet'.
Tijd die je hiervoor nodig hebt: 10 minuten.
Stap 2 - Houd bij wat je doet
Eén of twee weken bijhouden wat je doet geeft al enorm veel inzicht. Begin 's ochtends met je normale routine op het werk en stel vast in welk van de 5 aandachtsgebieden de taak thuis hoort. Een handige (en gratis) tool die je hier perfect mee kan helpen, is Toggl. Zie tip 2 voor een kort stappenplan.
Tijd die je nodig hebt om een account aan te maken en de 5 aandachtsgebieden in Toggl te zetten: 15 minuten.
Stap 3 - Analyseer en leer
Aan het eind van de twee weken download je een rapport. Met het bijhouden van je tijd en taken kan het zomaar zijn dat nu inzichtelijk is geworden dat 3 aandachtsgebieden al je tijd opslokken en er nauwelijks tijd wordt besteed aan de overige 2. Of je merkt door het inzichtelijk maken van je dag dat je continue ad hoc bezig bent in plaats van taken groepeert (efficiënt).
Tijd die je hiervoor nodig hebt: 10 minuten.
Conclusie
Met iets meer dan 30 minuten van je tijd, creëer je bewustwording bij jezelf over hoe je je tijd besteedt. Je verzamelt informatie zodat je na twee weken, op basis van die gegevens, betere beslissingen kunt nemen.
Top gedaan! Je bent op weg naar grip op je dag.
Bekijk hieronder de volledige video van deze blog en doe je voordeel met de tips & tricks.
Tips & Tricks
Tip 1 - Aandachtsgebieden - cheat sheet
Vind je het lastig om je aandachtsgebieden te bepalen? Gebruik deze cheat sheet. Het helpt je om te groeperen.
Tip 2 - Account maken in Toggl
Hier vind je heel overzichtelijk wat nodig is om een account aan te maken in Toggl en je 5 aandachtsgebieden aan te maken. Zo verlies je geen tijd aan 'gedoe' en kun je direct aan de slag.
Tip 3 - Plaats een comment
Vragen naar aanleiding van dit onderwerp? Plaats een comment onder deze blog of op LinkedIn. Ik beantwoord al je vragen persoonlijk.
Tip 4 - Deel je rapport
Je Toggl-rapport vrijblijvend met me delen voor advies? Doen! Via de app kan ik het snelst reageren. Mijn mobiele nummer vind je in de menubalk.
Interesse om hier wat dieper op in te gaan?
Vind je het fijn om samen te werken aan het verhogen van je productiviteit? Ik begeleid je, zodat jij je volledig kunt focussen. In een online training van 4 x 45 minuten leg ik je stap voor stap uit hoe je meer grip krijgt op je dag door de stappen samen te behandelen. We doen dit in groepsverband, zodat we optimaal van elkaar kunnen leren en elkaar kunnen helpen. Je rondt de training af met een volledig inzicht in je tijdsbesteding en een persoonlijk advies hoe meer grip te krijgen op je dag. Ook heel interessant om de training samen met je collega's te doen.
