Hoe functioneert jouw vereniging of stichting?
Doe de quickscan en weet snel waar de verbeterpunten liggen.
Het zijn in totaal 12 vragen. Het invullen duurt maar een paar minuten.
Klik hieronder om te beginnen.
Vraag 1 van 12
1. Onze vereniging of stichting heeft kwalitatief goede statuten.
Klopt. Ik ben er heel tevreden mee.
Tsja, die hebben eigenlijk wel een update nodig.
Vraag 2 van 12
2. Het Huishoudelijk Reglement is actueel.
Eens. Ons HHR is bijgewerkt en is een weergave van de actuele situatie.
Oneens. Ons HHR is echt wel toe aan een update.
Vraag 3 van 12
3. We nemen termijnen ten aanzien van convocaties, frequentie en verslaglegging van Algemene ledenvergaderingen (in geval van een vereniging) in acht.
Ja, termijnen zijn top of mind en we houden ons daar goed aan.
Meestal moesten we even opzoeken hoe lang van te voren we de stukken moeten toezenden. Notulen gaan meestal pas mee met de stukken van de volgende ALV.
We zijn een stichting en hebben dat net een beetje anders geregeld.
Vraag 4 van 12
4. Alle bestuursfuncties zijn ingevuld.
Ja, we weten van te voren welke functie vacant komt en invullen lukt goed.
Hmmm... helaas blijkt het elke keer toch weer een hele uitdaging om een opvolger te vinden. En soms leidt dat tot een periode met een vacature.
Vraag 5 van 12
5. Onze documentstructuur is op orde.
Ja, we hebben goede afspraken over versies van documenten en waar we documenten opslaan.
Dit zou wel wat beter kunnen. In de praktijk belanden toch nog wel wat documenten in de privé-omgeving van bestuurders en kunnen we niet altijd alles voor iedereen goed vindbaar maken.
Vraag 6 van 12
6. De penningmeester voert een actuele en online boekhouding.
Ja, gelukkig weet de penningmeester precies hoe het in elkaar steekt en zit er lekker bovenop. De boekhouding staat online en is op elk gewenst moment in te zien.
De boekhouding zit nog in het 'papieren tijdperk'. Ik vraag me af of dat wellicht efficiënter kan.
Vraag 7 van 12
7. De post 'Debiteuren' is beperkt.
Ja, leden/deelnemers betalen vlot hun contributiefactuur en de penningmeester heeft goed zich op de post debiteuren.
Dit blijft elke keer weer een gedoe. Veel storneringen of openstaande facturen.
Vraag 8 van 12
8. Leden zijn voldoende betrokken bij de organisatie.
Ja, de leden weten wat er speelt en tonen zich actief betrokken.
Het lijkt toch wel de eeuwige struggle van veel verenigingen en stichtingen in deze tijd: wij zijn wel wat zoekende in hoe we onze leden beter kunnen betrekken.
Vraag 9 van 12
9. De ledenadministratie is actueel en online toegankelijk.
We hebben een prettig online systeem waarin we onze ledenadministratie doen.
Onze ledenadministratie staat in Excel, maar nu we groeien, wordt dat echt te bewerkelijk. Ik ben wel benieuwd hoe dat zou gaan met een online systeem.
Vraag 10 van 12
10. Leden worden vriendelijk en snel te woord gestaan, telefonisch of via mail.
Onze secretaris of secretariaat is goed bereikbaar en maakt het één van de prioriteiten om snel en goed te reageren.
Onze bereikbaarheid zou beter kunnen.
Vraag 11 van 12
11. Ons communicatiesysteem biedt de mogelijkheid om groepen aan te schrijven (te segmenteren).
Ja, het lukt ons goed om mailingen te verzenden en daar groepen in te adresseren, bijvoorbeeld (gepersonaliseerde) mailingen voor het hele ledenbestand, voor deelnemers aan een commissie etc.
Ons communicatiesysteem heeft weinig mogelijkheden. Wellicht dat dit wat beter kan.
Vraag 12 van 12
12. Voor communicatie met de leden worden actuele verzendlijsten gebruikt.
Ja, mutaties in het ledenbestand worden automatisch verwerkt in verzendlijsten. We beschikken daardoor over de meest actuele verzendgegevens.
Het bijhouden van verzendlijsten is bewerkelijk en foutgevoelig.