Ga jij ook stiekem al wat meer aan je mailbox denken? We genieten nog heerlijk van mooie zonnige dagen, maar zo in je achterhoofd vraag je je af of het weer zo'n drama gaat zijn als vorig jaar na de zomervakantie. Zo'n mailbox waarbij je na een uur al vergeten bent dat je je had voorgenomen om ontspannen te beginnen! Hiermee drie tips om je mailbox op te schonen na de zomervakantie.
Ook bij onze verenigingen en stichtingen komen besturen geleidelijk aan weer terug van zomerreces, worden plannen met elkaar gedeeld over superleuke events voor de leden en komt het secretariaat binnenkort weer op stoom. Graag deel ik drie tips met je om je mailbox onder controle te krijgen.
1. Start op je eerste dag met verzámelen
Mail in je inbox is niet anders dan post op de mat bij je voordeur. Zie je die stapel al liggen? Vandaag 'raap je alle post bij elkaar' die bij wijze van spreken op de salontafel is beland, in dat laatje of op een bureau. Zorg dat alles wat voor jou bestemd is bij elkaar in je inbox zit.
2. Klik elke mail één keer aan en maak een keuze:
- deze mail is ter kennisgeving
- deze mail is spam
- deze mail is een to do
Ter kennisgeving?
Actie: lees de mail door en berg hem direct op. Niet laten staan waardoor je de mail later nog een keer in je handen hebt.
Spam?
Actie: stel een regel in en meld als spam. Zorg dat je dit soort mails niet nogmaals ontvangt. Ik zoek liever 1x het stopje en duw die in het putje, dan dat ik elke keer aandacht moet geven aan iets dat mijn tijd en aandacht niet verdient.
To do
Veruit de meeste mails vragen logischerwijs iets van jou. Actie: berg op bij je To Do's.
3. Laat je niet verleiden om actie te ondernemen op je to do's voordat je je hele inbox hebt doorgenomen conform stap 2.
Je doel op je eerste werkdag is om de inbox (de post op je deurmat) te verwerken conform stap 2. Je inbox is leeg aan het eind van de werkdag. Lukt dit niet, dan heb je óf wáy too much mail (heeft aandacht nodig) of heb je jezelf wijs gemaakt dat die ene taak toch echt niet kon wachten (herkenbaar? ;-)).
Aan het eind van je werkdag kun je met een voldaan gevoel terugkijken. Alle bergen post zijn verwerkt en liggen keurig gesorteerd voor je klaar om op te pakken.
===
Ik kan me voorstellen dat je het lastig vindt om vast te stellen of je gewoonweg te veel mail hebt of dat je systeem wellicht niet goed is en je niet efficiënt genoeg werkt. Je bent meer dan welkom om een comment te plaatsen onderaan dit bericht of me een whatsappje te sturen. Dan kijken we samen of je ergens een verbeterslag kunt maken.
Liefs,
Yvette
P.S.
Ook al zou je de melding liever nog een hele week aan laten staan: check even of je out of office uitstaat.
